Trimiterea facturilor prin e-mail, mementouri de plată și notificări de plată restantă

Demona trimite clientului prin e-mail PDF-ul facturii emise, de pe propria adresă de sistem, în numele companiei dumneavoastră, iar dacă activați această opțiune trimite și un memento înainte de scadență și o notificare de plată restantă după aceasta. Fiecare scrisoare poate fi activată separat, zilele pot fi setate, iar toate trei sunt șabloane editabile.

Trei tipuri de scrisori:

• Notificare de factură – se trimite imediat după emiterea facturii, cu PDF-ul facturii atașat.
• Reamintire de plată – înainte de scadență (implicit cu 3 zile), dacă factura nu este încă achitată. Se trimite doar dacă termenul de plată este mai lung de atât, ca să nu sosească imediat după factură.
• Notificare de plată restantă – după scadență (implicit la 3 zile), dacă factura nu este nici atunci achitată.

Activare: pe pagina Setări → Șabloane de e-mail, în secțiunea E-mailuri pentru facturi, cu comutatorul Trimitere automată. Implicit este dezactivat și se aplică doar facturilor emise din Demona după activare – clienții cu facturi vechi restante nu primesc toți scrisori dintr-odată. Dedesubt, fiecare scrisoare are propriul comutator, iar pentru memento și pentru notificarea de plată restantă stabiliți cu câte zile înainte, respectiv după scadență se trimit. Tot aici setați Adresă de răspuns (Reply-To): răspunsurile clienților ajung acolo (la adresa implicită a echipei, dacă este necompletată), și puteți solicita o copie a scrisorilor trimise. Subiectul și textul celor trei scrisori pot fi editate aici, cu substituenți (tipul facturii, numărul facturii, scadența, suma restantă, numărul contului bancar etc.). Datorită tipului facturii, același șablon se potrivește și pentru facturi proforme, facturi de avans și facturi de corecție.

Se trimite o singură dată. Fiecare scrisoare automată se trimite o singură dată per factură. Poate fi retrimisă manual oricând: în fila E-mailuri a facturii, cu Trimiteți prin e-mail, alegând tipul scrisorii, cu previzualizare.

Când nu se trimite nimic?

• Mementourile și notificările de plată restantă se trimit doar pentru facturi, facturi proforme, facturi de avans și facturi finale; nu pentru facturi de credit, de corecție sau de stornare.
• Pentru facturile plătite în numerar, cu cardul sau cu voucher nu se trimit mementouri și notificări de plată restantă.
• Dacă clientul nu are adresă de e-mail, notificarea de factură nu se trimite, iar jurnalul afișează un rând „Omis”, cu motivul. Mementourile și notificările de plată restantă se trimit apoi după ce se adaugă o adresă.
• O scrisoare este omisă și dacă factura nu are PDF sau dacă a fost achitată între timp. Facturile de stornare și avizele de însoțire nu primesc notificare automată de factură.

Oprire pentru un client: în fila E-mailuri a facturii sau pe pagina dosarului de recuperare a creanțelor puteți opri mementourile și notificările automate de plată restantă pentru un client. Notificarea de factură se trimite în continuare. Nici pentru facturile unui dosar de recuperare suspendat sau aflat la avocat nu se trimit mementouri automate; pentru celelalte facturi ale debitorului, da.

A ajuns? Fila E-mailuri a facturii arată pentru fiecare scrisoare dacă serverul de e-mail al destinatarului a acceptat-o sau dacă a fost respinsă (adresa nu există, serverul a refuzat-o sau o problemă temporară, de exemplu o cutie poștală plină). Dacă destinatarul a deschis scrisoarea nu se urmărește.

Fiecare scrisoare trimisă apare și în Registru de corespondență, alături de corespondența pe hârtie.

Aflați mai multe: notificări de factură și mementouri de plată (în maghiară).