Dosare de recuperare a creanțelor

În meniul Finanțe → Recuperarea creanțelor, dosarele cu nume reunesc facturile restante, scrisorile trimise, plățile, evenimentele înregistrate manual și costurile dosarului; un debitor poate avea mai multe dosare. Un dosar se deschide manual și poate fi predat avocatului cu un singur buton, împreună cu un pachet ZIP.

Deschiderea unui dosar: în fila E-mailuri a unei facturi, cu Deschideți un dosar de recuperare. Un client poate avea mai multe dosare (de exemplu, câte unul pe contract): la deschidere dați un nume dosarului nou sau adăugați factura la unul dintre dosarele active ale clientului. Numele poate fi modificat ulterior pe pagina dosarului. La deschidere, sistemul întreabă dacă banii mai sunt așteptați – dacă nu, decontarea facturii devine „Nerecuperabilă”: iese din curba prognozei fluxului de numerar și rămâne marcată în defalcare. Aceasta afectează doar prognoza și poate fi modificată ulterior pentru fiecare factură pe pagina dosarului. Alte facturi restante ale aceluiași debitor pot fi adăugate pe pagina dosarului.

Pagina dosarului afișează:

creanța – suma pe care facturile urmărite o mai datorează, pe monede, cu plățile;
dobânda penalizatoare – implicit rata legală: dobânda băncii centrale în vigoare în prima zi a semestrului calendaristic + 8 puncte procentuale, pentru întregul semestru (între profesioniști). Banca centrală se alege după țara echipei: pentru o echipă din România, rata dobânzii de referință a BNR (rata dobânzii de politică monetară); pentru o echipă din Ungaria, dobânda de bază a MNB. Pentru un debitor persoană fizică, punctele procentuale pot fi modificate pentru fiecare dosar (4 în România, 0 în Ungaria) și se mai pot alege două moduri: o rată anuală fixă sau „dobânda de referință + puncte, la fiecare modificare” – rata legală pentru un debitor neprofesionist în România, unde nu contează rata din prima zi a semestrului, ci la fiecare decizie a băncii centrale începe o nouă perioadă. Dobândă simplă, zile efective / 365, din ziua următoare scadenței; pentru fiecare factură se poate deschide un calcul detaliat pe perioade și plăți, cu principalul, rata și dobânda. Demona descarcă zilnic dobânzile de la MNB și BNR. Valoarea implicită a echipei se setează pe pagina listei Recuperarea creanțelor și poate fi suprascrisă pentru fiecare dosar. Este un calcul orientativ: creanța exactă o calculează avocatul;
istoricul – e-mailurile trimise, plățile și evenimentele înregistrate manual (notă, apel telefonic, promisiune de plată, scrisoare poștală, confirmare de primire returnată, scrisoare returnată, acord de plată eșalonată), cu fișierele lor. Scrisoarea poștală, confirmarea de primire și scrisoarea returnată ajung și în Registru de corespondență, cu număr de înregistrare;
costurile dosarului – facturile primite generate de recuperare (avocat, poștă etc.), alese prin căutare dintre facturile primite existente, și pozițiile fără factură (de exemplu taxa judiciară sau taxa pentru ordonanța de plată), cu denumire, sumă, monedă, dată și un fișier justificativ. Este doar o evidență: nu face parte din creanță sau din dobândă, nu intră în fluxul de numerar planificat și nu împiedică închiderea dosarului. Poate fi adăugată și la un dosar închis;
contractele – alese manual dintre contractele clientului, cele pe care se bazează creanța (ciornele nu pot fi alese). Pentru alegere este nevoie și de acces la modulul CRM.

Dosarului i se poate atribui un responsabil și are propriul chat.

Stări: Deschis, Suspendat, La avocat, Închis — achitat, Închis — creanță scoasă din evidență. Când fiecare factură urmărită este achitată, dosarul se închide singur cu starea „achitat”. Un dosar închis nu poate fi redeschis. Pentru facturile unui dosar suspendat sau aflat la avocat nu se trimit mementouri automate de plată.

Predarea către avocat: după ce introduceți numele cabinetului de avocatură, Predați avocatului și descărcați pachetul trece dosarul în starea „La avocat” (fișa dosarului menționează cabinetul) și descarcă un ZIP: fișa dosarului cu creanța și calculul dobânzii pe perioade de dobândă, PDF-urile facturilor și ale facturilor de costuri, documentele justificative ale celorlalte costuri, contractele atașate cu fișierele lor, scrisorile trimise, înregistrările din registrul de corespondență și fișierele dosarului. Anexele formează o singură listă plată, numerotată (01_factura_…pdf, 02_e-mail_…pdf); tabelul de anexe de la sfârșitul fișei dosarului le citează cu aceleași numere, iar istoricul indică pentru fiecare eveniment numărul anexei sale.

Pe pagina clientului, fila Recuperarea creanțelor afișează dosarele clientului, iar fila Activitate afișează și evenimentele acestora.

Vizualizarea dosarelor necesită acces la modulul Facturare; deschiderea, modificarea lor și descărcarea pachetului necesită dreptul de gestionare a modulului.

Aflați mai multe: calculator de dobândă penalizatoare (în maghiară).