Registru de corespondență

Finanțe → Registru de corespondență afișează într-o singură listă corespondența legată de facturi și de dosarele de recuperare a creanțelor: scrisorile pe hârtie, cu număr de înregistrare și cu starea lor (expediate, primite sau returnate), iar alături e-mailurile trimise din Demona. Lista poate fi filtrată, vizualizările pot fi salvate și poate fi descărcată în Excel, inclusiv cu un șablon de export.

Ce conține? Scrisorile pe hârtie trimise și primite (poștă simplă, recomandată, cu confirmare de primire, curier, predare personală, altele), precum și fiecare notificare de factură, memento și notificare de plată restantă trimisă efectiv din Demona, după ziua trimiterii.

Înregistrare: cu butonul Înregistrare nouă sau prin înregistrarea unei scrisori poștale, a unei confirmări de primire ori a unei scrisori returnate în istoricul unui dosar de recuperare a creanțelor. Fiecare înregistrare primește un număr de înregistrare consecutiv (cu un prefix care depinde de limba echipei, de exemplu „IK” pentru o echipă de limbă maghiară). Indicați direcția, canalul, data, subiectul, numărul de urmărire, o observație și puteți atașa un fișier (de exemplu, scrisoarea scanată). O înregistrare nouă trebuie legată de un dosar de recuperare a creanțelor sau de o factură (după numărul ei); partenerul rezultă de aici.

Completare din scrisoare (AI): în formularul Înregistrare nouă, după ce alegeți scrisoarea scanată, Completați din scrisoare (AI) completează direcția, canalul, data, subiectul, numărul de urmărire și, dacă scrisoarea menționează o factură existentă, factura asociată. Partenerul este căutat printre clienții existenți, iar numerele de factură printre facturile proprii ale echipei; ce nu este găsit este semnalat. Este doar o sugestie: verificați-o înainte de salvare. Consumă credite AI și poate fi dezactivată în setările AI.

Evenimente și stare: înregistrarea este scrisoarea însăși; ce se întâmplă ulterior cu ea este un eveniment, cu propria dată și propriul fișier: Expediată (dovada de expediere), Livrată / primită (confirmarea de primire), Returnată, cu motivul (neridicată, destinatar necunoscut, mutat, refuzată) și plicul returnat. O scrisoare trimisă pornește cu starea „expediată”; starea este întotdeauna dată de ultimul eveniment, iar lista poate fi filtrată după ea.

Pagina înregistrării: se deschide cu un clic pe numărul de înregistrare din listă. Aici pot fi editate datele (numărul de înregistrare nu), atașată scrisoarea, înregistrate și șterse evenimente, scrisoarea poate fi legată de mai multe facturi și dosare de recuperare a creanțelor și are propriul chat. La ștergere, înregistrarea este marcată ca ștearsă: numărul ei de înregistrare se păstrează și nu este alocat din nou.

Dintr-un dosar de recuperare a creanțelor: o confirmare de primire returnată marchează ca livrată ultima scrisoare trimisă cu confirmare de primire, iar o scrisoare returnată marchează ca returnată ultima scrisoare expediată (după numărul de urmărire, dacă îl indicați). Dacă nu există o astfel de scrisoare, este înregistrată ca intrare primită. Un eveniment înregistrat în dosar se șterge din dosar, iar starea scrisorii revine atunci la cea anterioară.

Vizualizări: lista poate fi filtrată după perioadă, direcție, canal, stare (de exemplu, scrisorile returnate), legătură (cu o factură sau cu un dosar), text liber (număr de înregistrare, subiect, număr de urmărire, partener) și poate afișa și înregistrările șterse. La fel ca în lista de facturi, un filtru poate fi salvat ca vizualizare, fixat și setat ca implicit. Pentru e-mailurile trimise, starea se citește astfel: expediată = trimis, livrată = livrat, returnată = respins de server.

Lista afișează cel mult 1 000 de înregistrări pe sursă; dacă sunt mai multe, restrângeți filtrul. Descărcați în Excel descarcă toate înregistrările din lista filtrată, cu coloanele alese sau cu un șablon de export salvat (șabloanele pot fi gestionate și în Setări → Șabloane de export). Pachetul pentru avocat al unui dosar de recuperare a creanțelor conține și atașamentele înregistrărilor din registrul de corespondență care aparțin dosarului.