Gestionarea facturilor

Pe pagina Finanțe → Facturi gestionați facturile primite și emise: încărcați fișierele facturilor, pe care AI le prelucrează, efectuați operațiuni în masă și urmăriți ce a fost achitat.

Încărcarea fișierelor de facturi

Cu Încărcați fișiere de facturi puteți încărca simultan mai multe PDF-uri sau imagini (prin selectare sau prin tragere și plasare), iar cu Încărcați de la un link puteți adăuga linkuri de descărcare. Sistemul prelucrează cel mult 3 fișiere odată, iar AI extrage din ele partenerul, moneda, numărul facturii și pozițiile. Prelucrarea consumă credite AI.

• Dacă toate datele sunt recunoscute și nimic nu indică faptul că factura există deja, aceasta este salvată automat.
• Acolo unde este necesară o verificare, butonul Verificați deschide o fereastră în care o puteți corecta și salva.
• Dacă numărul facturii există deja, salvarea este blocată până când modificați numărul. Facturile similare deja înregistrate sunt afișate împreună cu un link.

Acțiuni în masă

Selectați facturi în listă și alegeți din bara de deasupra ei:

• Trimiteți la bancă – un fișier cu lotul de transferuri pentru facturile selectate, pe care îl importați în internet banking.
• Trimiteți spre aprobare și Acceptare… – dacă firma folosește un proces de aprobare sau de acceptare a facturilor.
• Exportați – facturile selectate într-un tabel.
• Drive – încărcarea PDF-urilor facturilor în Google Drive.
• Cashbook – trimiterea facturilor în programul de contabilitate Cashbook, dacă este conectat.
• Plată – înregistrarea unei mișcări de numerar pe mai multe facturi deodată (cu data de astăzi sau după data emiterii, a prestării, a scadenței ori o dată personalizată).
• Planificați – stabilirea unei date de plată estimate pentru suma rămasă deschisă.
• Reconciliați – compararea din nou a datelor facturilor cu datele preluate din NAV și/sau din Számlázz.hu.

Starea plății aparține întregului lanț

Dacă unei facturi îi este atașată o stornare sau o corecție, lista arată unde se află întregul lanț de facturi, nu fiecare document separat. O factură achitată cu o corecție deschisă apare „Achitată parțial”, iar o factură achitată și apoi stornată apare „Plătită în exces” (adică trebuie returnați bani). În aceste cazuri, sub indicator apare și rândul „Documente în lanț: N”.

• Filtrul Starea plății se aplică tot lanțului, astfel încât o datorie reală apare pe un singur rând, nu pe trei.
• Puteți sorta și după suma pe care lanțul o mai datorează.
• Dacă soldul unui lanț nu poate fi calculat (de exemplu, pentru că în el se amestecă două monede), rândul primește marcajul „Soldul lanțului nu este calculat”, poate fi găsit cu filtrul Anomalii și nu este considerat niciodată achitat.

Deschiderea unei facturi

Pictograma PDF de lângă numărul facturii vă permite să vizualizați PDF-ul atașat sau să încărcați unul. Un clic pe factură deschide vizualizarea detaliată, cu filele Prezentare generală, Poziții, Mișcări de numerar, Contabilitate, Istoric și Chat. Din meniul Mai multe acțiuni puteți, printre altele, să generați factura, să o actualizați din NAV, să o plătiți prin Wise, să o clonați, să o stornați sau să o corectați.

Pagina clientului afișează Creanțe deschise. O factură proformă deschisă este inclusă aici la valoarea întreagă, pentru că sunt bani așteptați, dar nu mărește totalul facturat, pentru că încă nu este o factură.

Aflați mai multe: gestionarea facturilor în Demona Finanțe (în maghiară).