Procesarea automată a atașamentelor de e-mail
În fila Integrări din setările echipei puteți activa, pentru fiecare cutie poștală, procesarea automată cu AI, astfel încât atașamentele e-mailurilor primite să fie transformate în ciorne de facturi. Există trei opțiuni: Dezactivat, Doar pentru această echipă și Cu rutare în cadrul grupului de companii.
Setarea Procesarea automată a atașamentelor se află în fila Integrări, la fiecare cutie poștală conectată. Când este activată, fiecare atașament procesabil al unui e-mail nou trece prin aceeași procesare AI a facturilor ca atunci când apăsați manual pictograma fulger (Procesare rapidă).
Cele trei opțiuni:
- Dezactivat – nu există procesare automată (aceasta este valoarea implicită).
- Doar pentru această echipă – factura ajunge întotdeauna în echipa căreia îi aparține cutia poștală.
- Cu rutare în cadrul grupului de companii – dacă AI recunoaște cu certitudine, după codul fiscal, că factura aparține altei companii din grup și acolo există drept de încărcare, factura ajunge la acea companie. În toate celelalte cazuri, așteaptă verificarea manuală. Această opțiune este disponibilă doar dacă echipa face parte dintr-un grup de companii.
Când este salvată factura automat? Doar dacă toate datele esențiale sunt sigure: clientul este identificat după codul fiscal, iar numărul facturii, data emiterii, moneda și pozițiile au putut fi citite. Dacă ceva este nesigur, atașamentul așteaptă verificarea manuală, iar pagina e-mailului arată ce lipsește.
Rezultatul pentru fiecare atașament, pe pagina e-mailului:
- factura a fost creată (ca ciornă);
- există deja cu documentul facturii – aceeași factură, împreună cu documentul ei, există deja, nu se creează una nouă;
- conform AI nu este o factură – omis;
- necesită verificare manuală;
- a eșuat.
Când este marcat e-mailul ca citit și procesat? Când fiecare atașament a fost creat, exista deja sau a fost omis ori când nu există niciun atașament procesabil. Dacă cel puțin un atașament necesită verificare sau a eșuat, e-mailul rămâne necitit, ca să nu se piardă.
Pornire manuală: în lista e-mailurilor primite, acțiunea Procesare AI rulează aceeași procesare pentru e-mailurile selectate, chiar dacă setarea cutiei poștale este dezactivată. Pentru aceasta este nevoie și de dreptul de gestionare a modulului Facturare.
Cost: fiecare atașament consumă credite. Dacă echipa rămâne fără credite, atașamentele afectate eșuează, iar e-mailul rămâne necitit.
Notificări: implicit sunt dezactivate. Le activați pe pagina Setări de notificare, în categoria Automatizarea e-mailurilor. Le pot primi proprietarul echipei și utilizatorii cu dreptul de gestionare a modulului Facturare.
Aflați mai multe: procesarea facturilor cu AI (în maghiară).