E-mail mellékletek automatikus feldolgozása
A csapatbeállítások Integrációk fülén postafiókonként bekapcsolhatja, hogy az AI a beérkező e-mailek mellékleteiből automatikusan számlát (piszkozatot) készítsen. Három beállítás közül választhat: Kikapcsolva, Csak ehhez a csapathoz és Cégcsoporton belüli irányítással.
A Mellékletek automatikus feldolgozása beállítás az Integrációk fülön, az egyes összekötött postafiókoknál található. Bekapcsolva minden új levél feldolgozható mellékletére ugyanaz az AI számlafeldolgozás fut le, mint amikor kézzel a villám ikonra (Gyors feldolgozás) kattint.
A három beállítás:
- Kikapcsolva – nincs automatikus feldolgozás (ez az alapértelmezés).
- Csak ehhez a csapathoz – a létrejövő számla mindig abba a csapatba kerül, amelyhez a postafiók tartozik.
- Cégcsoporton belüli irányítással – ha az AI adószám alapján biztosan felismeri, hogy a számla a cégcsoport egy másik cégéé, és ott van feltöltési jog, a számla abba a cégbe kerül. Minden más esetben kézi ellenőrzésre vár. Ez a lehetőség csak akkor választható, ha a csapat egy cégcsoport tagja.
Mikor menti el magától a számlát? Csak ha minden fontos adat biztosan megvan: az ügyfél adószám alapján azonosítható, és kiolvasható a számlaszám, a kiállítás dátuma, a pénznem és a tételek. Ha valami bizonytalan, a melléklet kézi ellenőrzésre vár, és a levél oldalán látszik, mi hiányzik.
Mellékletenkénti eredmény a levél oldalán:
- elkészült a számla (piszkozatként);
- már szerepel számladokumentummal – ugyanez a számla a dokumentumával együtt már megvan, új nem készül;
- az AI szerint nem számla – kihagyva;
- kézi ellenőrzést igényel;
- hibára futott.
Mikor lesz a levél olvasott és feldolgozott? Ha minden melléklet elkészült, már szerepelt vagy kimaradt, illetve ha nincs feldolgozható melléklet. Ha legalább egy melléklet kézi ellenőrzést igényel vagy hibára futott, a levél olvasatlan marad, hogy ne sikkadjon el.
Kézzel is elindítható: a beérkezett levelek listáján a kijelölt levelekre az AI feldolgozás művelettel akkor is lefut ugyanez, ha a postafióknál ki van kapcsolva. Ehhez a Számlázás modul kezelési joga is kell.
Költség: mellékletenként kreditbe kerül. Ha a csapat kreditje elfogy, az érintett mellékletek hibára futnak, és a levél olvasatlan marad.
Értesítés: alapból ki van kapcsolva. Az Értesítési beállítások oldalon, az E-mail automatizálás kategóriában kapcsolhatja be. Az értesítést a csapat tulajdonosa és a Számlázás modul kezelési jogával rendelkező felhasználók kaphatják.
Bővebben: AI-számlafeldolgozás.