Postakönyv

A Pénzügy → Postakönyv a számlákhoz és behajtási ügyekhez tartozó levelezést mutatja egy listában: a papírleveleket iktatószámmal és a sorsukkal (feladva, átvéve, visszajött), mellettük a Demonából kiküldött e-maileket. Szűrhető, a nézetek menthetők, és Excelbe letölthető, exportsablonnal is.

Mi kerül bele? A kimenő és bejövő papírlevelek (sima posta, ajánlott, tértivevényes, futár, személyes átadás, egyéb), valamint minden Demonából ténylegesen kiküldött számlaértesítő, emlékeztető és felszólítás, a küldés napja szerint.

Iktatás: az Új tétel gombbal, vagy egy behajtási ügy történetében postai levél, tértivevény vagy visszajött levél rögzítésével. Minden tétel folyamatos iktatószámot kap (magyar nyelvű csapatnál „IK” előtaggal). Megadható az irány, a csatorna, a dátum, a tárgy, a ragszám, egy megjegyzés, és csatolható hozzá fájl (például a beszkennelt levél). Új tételnél egy behajtási ügyet vagy egy számlát (számlaszám alapján) meg kell adni; a partner ebből adódik.

Kitöltés a levélből (AI): az Új tétel űrlapon a beszkennelt levél kiválasztása után a Kitöltés a levélből gomb kitölti az irányt, a csatornát, a dátumot, a tárgyat, a ragszámot, és ha a levél egy meglévő számlát említ, a kapcsolódó számlát. A partnert a meglévő ügyfelek, a számlaszámokat a csapat saját számlái közül párosítja; amit nem talál, azt jelzi. Csak javaslat: mentés előtt nézze át. AI kreditet fogyaszt, és az AI-beállításoknál kikapcsolható.

Események és állapot: a tétel maga a levél; ami utána történik vele, az esemény, saját dátummal és saját csatolmánnyal: Feladva (feladóvevény), Kézbesítve / átvéve (tértivevény), Visszajött az okával (nem kereste, címzett ismeretlen, elköltözött, átvételt megtagadta) és a visszaküldött borítékkal. A kimenő levél feladott állapotban indul; az állapotot mindig a legutolsó esemény adja, és a listán szűrhető.

A tétel oldala: a listán az iktatószámra kattintva nyílik meg. Itt szerkeszthetők az adatok (az iktatószám nem), csatolható a levél, rögzíthetők és törölhetők az események, a levél több számlához és behajtási ügyhöz köthető, és van chatje is. Törléskor a tétel „törölt” jelölést kap: az iktatószáma megmarad, és nem kerül újra kiosztásra.

Behajtási ügyből: a visszaérkezett tértivevény a legutóbbi tértivevényes levelet kézbesítettnek jelöli, a visszajött levél pedig a legutóbb feladott levelet visszajöttnek (a ragszám alapján, ha megadja). Ha nincs ilyen levél, bejövő tételként kerül a postakönyvbe. Az ügyben rögzített eseményt az ügyben lehet törölni, és akkor a levél állapota is visszaáll.

Nézetek: a lista szűrhető időszakra, irányra, csatornára, állapotra (például a visszajött levelek), kapcsolódásra (számlához vagy ügyhöz), szabad szöveggel (iktatószám, tárgy, ragszám, partner), és előhozhatók a törölt tételek is. A számlalistához hasonlóan a szűrés elmenthető nézetként, kitűzhető és alapértelmezetté tehető. A kiküldött e-mailekre az állapot értelemszerűen vonatkozik: feladva = elküldve, kézbesítve = kézbesítve, visszajött = visszapattant.

A lista forrásonként legfeljebb 1000 tételt mutat; ha ennél több van, szűkítse a szűrést. A Letöltés Excelben gomb a szűrt lista összes tételét letölti, a választott oszlopokkal vagy egy mentett exportsablonnal (a sablonok a Beállítások → Exportsablonok oldalon is kezelhetők). A behajtási ügy ügyvédi csomagjába az ügyhöz tartozó postakönyvi tételek csatolmányai is bekerülnek.