Bejövő számla befogadása
A befogadással rögzíti, hogy egy bejövő számlát valóban a sajátjának, valósnak fogad el. A beérkezés (NAV-ból, e-mailből) még nem befogadás: bárki kiállíthat bárkinek számlát. A számla oldalán a Befogadás panelen dönthet, a számlalistán tömegesen is. Az elutasított számla nem hagyható jóvá, és nem kerülhet utalásra, amíg az elutasítást vissza nem vonják.
A számlán: a számla oldalán a Befogadás panelen a Befogadom vagy az Elutasítom gombbal dönthet. Elutasításhoz indoklás kell. A döntés a Döntés visszavonása gombbal visszavonható; egy elutasítás visszavonásához szintén indoklás kell.
Tömegesen: a számlalistán jelölje ki a számlákat, és válassza a Befogadás… műveletet (egyszerre legfeljebb 100 számla). A kimenő számlák és azok, amelyeken már van döntés, kimaradnak – egy korábbi döntést a tömeges művelet nem ír felül.
A jóváhagyással együtt: a jóváhagyási szabályzatban beállítható, hogy a számla jóváhagyásra küldéskor vagy a végső jóváhagyáskor befogadottnak számítson. Meglévő döntést ez sem ír felül.
Egy elutasított jóváhagyás magától nem jelenti a befogadás elutasítását. A szabályzat Befogadás elutasításkor beállításával ez megváltoztatható: visszavonja a jóváhagyási folyamat által adott befogadást (a kézi döntés megmarad), vagy elutasítja a befogadást a jóváhagyó nevében, az elutasítás indokával. Ha a kérelem csak rossz emberhez ment, a jóváhagyó küldje vissza, ne utasítsa el.
Az AI asszisztens is kezdeményezhet befogadást vagy elutasítást, de az csak azután hajtódik végre, hogy valaki a Demonában jóváhagyta.
Mit jelent az elutasítás? Az elutasított számla nem küldhető jóváhagyásra, nem hagyható jóvá, és utalási jóváhagyást sem kaphat. Bankba feladáskor a rendszer jelzi, és a számla kihagyható a csomagból. Ha mégis ki kell fizetni, előbb vonja vissza az elutasítást.
Szűrés: a számlalistán szűrhet a befogadás állapotára (nincs döntés / befogadva / elutasítva), a döntés dátumára, a döntést hozó személyre és a döntés módjára (a számlán, tömeges művelettel, jóváhagyáskor, AI asszisztenssel).
Befogadott számla javítása: a számla oldalán a További műveletek menüben a Döntés visszavonása visszavonja a befogadást, a Befogadás elutasítása pedig egy lépésben elutasítja (indoklással), például ha a jóváhagyási szabályzat tévesen fogadta be.
A befogadás gombjai a Jóváhagyási szabályzatok beállításainál kikapcsolhatók; ilyenkor a meglévő döntések továbbra is látszanak, egy elutasítás visszavonható, és egy befogadott számla a További műveletek menüből továbbra is visszavonható vagy elutasítható. Döntéshez a Számlázás modul kezelési joga kell.
Bővebben: a számla kötelező elemei és a számlabefogadási szabályzat.