Verificarea atribuirii conturilor – aprobare, corectare, învățare
În pagina Verificarea atribuirii conturilor aprobați, editați sau respingeți sugestiile de înregistrare ale AI și stornați înregistrările deja aprobate. Din fiecare aprobare și corectare sistemul învață un șablon.
Aceasta este pagina Cărții mari pe care o veți folosi cel mai des. Ajungeți aici făcând clic pe cardul În așteptarea verificării de pe pagina de start a Cărții mari.
Ce apare aici?
Sugestiile de înregistrare ale AI sosesc în starea În așteptarea aprobării: sistemul propune o înregistrare contabilă, dar aceasta nu este încă definitivă. Înregistrările generate pe baza unui șablon sunt aprobate automat la creare, de aceea nu apar printre cele în așteptare.
Sus puteți filtra după stare: În așteptarea aprobării, Aprobată, Respinsă. Implicit vedeți pozițiile în așteptare. Fiecare card arată conturile Debit/Credit și sumele propuse, sursa (AI, Șablon, Manual…), un indicator de încredere pentru sugestiile AI și linkul Deschideți factura.
Acțiuni pe o înregistrare în așteptare
- Aprobați – dacă sugestia este corectă. Înregistrarea devine definitivă și apare în balanța de verificare.
- Editați – dacă este aproape corectă, de exemplu ar trebui înregistrată pe alt cont de cheltuieli. Modificați conturile și sumele; puteți adăuga și rânduri. Se poate salva doar o înregistrare echilibrată (Debit = Credit). La salvare, înregistrarea corectată este aprobată imediat.
- Respingeți – dacă sugestia este complet greșită. Înregistrarea devine Respinsă; ulterior puteți cere din nou atribuirea conturilor pentru factură.
- Reatribuie conturile – solicită o nouă sugestie pentru factură.
Cu casetele de bifare (Selectați toate) puteți alege mai multe poziții, apoi le tratați împreună cu Aprobare în masă sau Reatribuie conturile pentru pozițiile selectate.
Stornarea unei înregistrări aprobate
La înregistrările aprobate, Stornați creează o înregistrare inversă care o anulează pe cea inițială. Înregistrarea inițială rămâne, astfel încât puteți vedea oricând ce s-a întâmplat.
Cum învață sistemul?
Fiecare aprobare și corectare creează sau actualizează un șablon pentru partenerul și direcția facturii respective (primită sau emisă) ori pentru categoria unei poziții bancare. Data viitoare când sosește de la același partener o factură cu aceeași direcție, sistemul o înregistrează pe baza șablonului – fără AI și fără consum de credite, iar înregistrarea este aprobată imediat.
Indicatorul de încredere
La sugestiile AI, sistemul verifică singur rezultatul: indicatorul este Scăzută dacă Debit și Credit nu sunt egale sau dacă suma nu corespunde totalului facturii, altfel Medie. Verificați întotdeauna pozițiile cu încredere scăzută.
Lună închisă: după închiderea unei luni, înregistrările acesteia nu mai pot fi aprobate, editate sau stornate aici.